Informacja zwrotna i składanie skarg

W Fundacji Z Wyboru zależy nam, aby nasze działania były dopasowane do realnych potrzeb osób, z którymi pracujemy. Dlatego stworzyliśmy bezpieczny, prosty i anonimowy system przekazywania opinii, sugestii oraz skarg.

Wypełnienie formularza zajmie tylko chwilę, a pomoże nam działać jeszcze lepiej – dziękujemy!

kliknij –> FORMULARZ ZGOSZENIOWY <– kliknij

System Informacji Zwrotnej i Skarg (MIZiSS) Fundacji Z Wyboru

1. Cel systemu

System Informacji Zwrotnej i Skarg (MIZiSS) ma na celu:

  • Zbieranie i analizę opinii, sugestii, informacji zwrotnych oraz skarg od uczestników projektów Fundacji Z Wyboru.
  • Reagowanie na potrzeby i zgłaszane problemy.
  • Zapewnienie bezpiecznych, dostępnych i przyjaznych kanałów kontaktu, w tym możliwości anonimowości.
  • Wzmacnianie transparentności, jakości działań oraz uczestnictwa osób korzystających z projektów Fundacji.

System realizuje założenia zgodne z Podstawowymi Standardami Humanitarnymi (CHS), w szczególności:

  • Zobowiązanie 5: Możliwość bezpiecznego zgłaszania skarg i otrzymywania odpowiedzi.
  • Zobowiązanie 7: Ciągłe dostosowywanie wsparcia na podstawie informacji zwrotnej.

2. Kanały przekazywania informacji zwrotnej i skarg

Uczestnicy projektów Fundacji mogą przekazywać swoje opinie i skargi poprzez:

  1. Anonimowe ankiety ewaluacyjne prowadzone po zajęciach/warsztatach.
  2. Anonimowy formularz online dostępny na stronie www Fundacji: https://thepresja.pl/informacja-zwrotna/
  3. Adres e-mail: pisze@zwyboru.pl
  4. Bezpośrednie zgłaszanie podczas grupowych spotkań lub indywidualnych rozmów z osobami realizującymi działania.

3. Etapy funkcjonowania systemu

Etap I – Wysłuchanie i rejestracja

  • Zgłoszenia są regularnie monitorowane (min. 2 razy w tygodniu).
  • Informacje trafiają do centralnego rejestru informacji zwrotnej i skarg prowadzonego w pliku zabezpieczonym hasłem.
  • Informacje są klasyfikowane (np. sugestia, skarga, wyraz uznania, pilne zgłoszenie).

Etap II – Reakcja

  • Zgłoszenia rozpatrywane są w terminie do 5 dni roboczych od ich odczytania.
  • Osoby odpowiedzialne za reagowanie: zespół projektowy (koordynator + osoba ds. komunikacji).
  • Podejmowane działania są dokumentowane.

Etap III – Zamknięcie pętli

  • Osoby zgłaszające (jeśli to możliwe) informowane są o podjętych działaniach.
  • Przeprowadzana jest ocena skuteczności odpowiedzi.

Etap IV – Raportowanie

  • Zgłoszenia analizowane są pod kątem trendów.
  • Tworzony jest kwartalny raport wewnętrzny do użytku Fundacji.

4. Obsługa skarg wrażliwych

  • Skargi dotyczące m.in. naruszenia zasad etycznych, krzywdzenia dzieci, niewłaściwego zachowania personelu są rejestrowane i przetwarzane oddzielnie.
  • Mogą być przekazywane do odrębnej osoby w zespole.
  • Fundacja stosuje zasady Polityki Ochrony Dzieci i Młodzieży (lub przyjmuje odpowiednie standardy jeśli nie posiada odrębnej polityki).

5. Informowanie uczestników o MIZiSS

  • Informacja o systemie MIZiSS przekazywana jest:
    • na pierwszych spotkaniach,
    • w formie informacji online
  • Wszystkie informacje są dostosowane do wieku, możliwości percepcyjnych oraz potrzeb uczestników, w tym osób z niepełnosprawnościami.

6. Personel i odpowiedzialności

  • Każda osoba zaangażowana w projekt zna zasady działania MIZiSS.
  • W zespole wyznaczone są osoby odpowiedzialne za:
    • odbiór zgłoszeń,
    • rejestrowanie i przetwarzanie,
    • udzielanie odpowiedzi,
    • zamknięcie pętli informacji zwrotnej.

7. Bezpieczeństwo danych

  • Dane przechowywane są zgodnie z RODO.
  • Rejestr informacji zwrotnych chroniony hasłem, dostęp tylko dla wyznaczonych osób.
  • Wszystkie dane przekazywane Fundacji są anonimizowane, o ile nie ma potrzeby innej formy kontaktu.

W przypadku pytań lub potrzeby kontaktu: e-mail: pisze@zwyboru.pl